Grundsatzerklärung der Rheinische Post Mediengruppe

Vorwort der Geschäftsführung

Als Rheinische Post Mediengruppe stehen wir für eine nachhaltige Geschäftstätigkeit unter Einhaltung der Menschenrechte und der geltenden Umweltvorgaben. Wir sind davon überzeugt, dass wir nur so dauerhaft erfolgreich agieren und gleichzeitig unserer gesellschaftlichen Verantwortung gerecht werden können.

Wir wollen unseren Beitrag leisten für eine intakte Umwelt, zur Bekämpfung von Armut und Hunger, zur Förderung von Geschlechtergleichheit, Rechtsstaatlichkeit, Klima- und Artenschutz, zu nachhaltigem Konsum sowie für gesunde und sichere Lebensbedingungen. Zu diesen Zielen können wir nur beitragen, wenn wir sowohl als Rheinische Post Mediengruppe als auch jede und jeder Einzelne von uns daran mitwirken.

Wir sind uns als Medienhaus unserer besonderen Verantwortung für nachhaltiges Handeln bewusst. Der schonende Umgang mit allen Ressourcen ist ein wichtiger Bestandteil unserer unternehmerischen Entscheidungen und unserer täglichen Arbeit.

Als Geschäftsführung geben wir die Einhaltung menschen- und umweltrechtlicher Vorgaben nicht nur vor – wir sind Vorbild und leben sie vor.

Daher haben wir die Verantwortung für die Umsetzung der menschen- und umweltrechtlichen Vorgaben in der Rheinische Post Mediengruppe auf allen Ebenen bis in die Unternehmensleitung integriert. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Bereich unseres Unternehmens und alle Unternehmensangehörigen sich der eigenen Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte und den Schutz der Umwelt in ihrem Arbeitsalltag bewusst sind. Menschen- und umweltrechtliche Sorgfaltspflichten berücksichtigen wir in allen unseren unternehmerischen Prozessen, Entscheidungen und Strategien, unabhängig davon, ob es unseren eigenen Geschäftsbereich oder unsere Liefer- und Wertschöpfungskette betrifft.

Düsseldorf, 2. Mai 2024

Johannes Werle                                                                   Hans Peter Bork

Vorsitzender der Geschäftsführung                                        Mitglied der Geschäftsführung

1. Bekenntnis zur Wahrung der Menschenrechte

Im Einklang mit den Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen bekennen wir uns in der Rheinische Post Mediengruppe zu den Prinzipien der nachfolgenden, international anerkannten menschenrechtlichen Rahmenwerke und Standards:

• Die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen
• Der Internationale Pakt über politische und bürgerliche Rechte der Vereinten Nationen
• Der Internationale Pakt über wirtschaftliche, soziale und kulturelle Rechte der Vereinten Nationen
• Die Konventionen und Empfehlungen der Internationalen Arbeitsorganisationen (ILO) zu Arbeits- und Sozialstandards
• Die Charta der Grundrechte der Europäischen Union

Von unseren Lieferanten erwarten wir, dass sie sich - genau wie wir - zur Achtung der Menschenrechte bekennen, sich an den vorgenannten Rahmenwerken orientieren und diese Erwartungshaltung an ihre eigenen Lieferanten weitergeben.

2. Umsetzung von Maßnahmen zur Erfüllung der  menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten

Wir haben bei der Rheinische Post Mediengruppe zahlreiche Maßnahmen zur Vorbeugung von und zum Umgang mit Menschen- und Umweltrechtsverletzungen umgesetzt. Über die Festlegung von Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Überwachung, Einhaltung und Umsetzung menschen- und umweltrechtlicher Maßnahmen, sowie die Erarbeitung entsprechender unternehmensinterner Vorgaben und dokumentierter Prozesse haben wir erreicht, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf konkrete Ansprechpartner, Maßnahmen, Prozesse und Handreichungen zurückgreifen können, was die Umsetzung der Sorgfaltspflichten und die Integration in deren täglichen Arbeitsalltag erleichtert.

Dazu zählen:

• Festlegung von Verantwortlichkeiten
• Verpflichtung der Unternehmensangehörigen, menschen- und umweltrechtliche Vorgaben einzuhalten (Code of Conduct)
• Verpflichtung der Lieferanten auf die Einhaltung menschen- und umweltrechtlicher Vorgaben (Verhaltenskodex für Lieferanten der Rheinische Post Mediengruppe)
• Bereitstellung und Kommunikation eines Beschwerdeverfahrens (inkl. Verfahrensordnung)
• Durchführung von Risikoanalysen
• Unterstützung durch externe Dienstleister, z.B. bei der Durchführung von Befragungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ihrer Belastungssituation
• Schulungen zur Compliance sowie spezifischen menschen- und umweltrechtlichen Themen
• Aufbau und Ausbau eines Compliance Management-Systems
• Vorhalten von Prozessen zur Einhaltung von Vorgaben, z.B. des Mindestlohns, der Arbeitssicherheit, der Einbindung der Vorgaben des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) und der Beschäftigung Minderjähriger
• Erstellung dieser Grundsatzerklärung

Da wir heutzutage unternehmerische Tätigkeit und Nachhaltigkeit nicht mehr voneinander trennen können, bemühen wir uns, in unseren Regionen einen Beitrag für eine lebenswerte und klimafreundliche Welt von morgen zu leisten.Wir haben als regional verankertes Unternehmen das Thema „Nachhaltigkeit“ im Mai 2022 zu einem konzernweiten Projekt erklärt und gehen dieses Thema seitdem gemeinschaftlich, gesamteinheitlich und strategisch an. Zudem gehört die „Nachhaltigkeit“ zu einem der wesentlichen Unternehmenswerte der Mediengruppe.

Wir haben eine detaillierte und passgenaue Nachhaltigkeitsstrategie entwickelt, die zunächst insbesondere Maßnahmen für unsere CO₂-intensiven Unternehmensbereiche umfasst. Mit Wirkung zum 1. Februar 2023 wurde der Stabsbereich Nachhaltigkeit eingerichtet. Seitdem setzen wir uns intensiv mit den Unternehmensbereichen auseinander, die größeren Einfluss auf unsere Umwelt haben (v.a. Druckereien, Energie und Logistik). Die Vielzahl an Einzelprojekten und Aktivitäten, die aus dem initialen Nachhaltigkeitsprojekt entstanden sind, erforderten die Verankerung einer organisatorischen Struktur in Form einer Stabsstelle auf Holding-Ebene sowie eines standort- und bereichsübergreifenden Nachhaltigkeitsteams in der Mediengruppe. Erstmals im Sommer 2023 haben wir einen konzernweiten CO₂-Fußabdruck ermittelt und im Herbst 2023 zudem einen Nachhaltigkeitsbericht für die Gruppe erstellt.

Zu unserer Nachhaltigkeitsstrategie gehört - in Anlehnung an die von den Vereinten Nationen definierten 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung -, dass wir mit Fokus auf umweltbezogene Themen folgende Ziele anstreben:

• CO₂-Reduktion durch Umstellung auf Ökostrom und Eigenerzeugung
• Grüne Logistik durch sukzessive Umstellung der Fahrzeuge unserer Logistikkette auf emissionsarme Antriebe sowie Reduktion von Verpackungsmaterialien
• Ermittlung eines umfassenden Corporate Carbon Footprint (CCF) für die gesamte Mediengruppe erstmals für das Jahr 2023

Der Aufbau eines Berichtswesens und einer verlässlichen Datenbasis zur Bilanzierung und Analyse der klimaschädlichen Emissionen der wirtschaftlichen Tätigkeiten gemäß den neuen, für das Geschäftsjahr 2025 erstmals anwendbaren Berichtspflichten bildet eine der Hauptsäulen der Nachhaltigkeitsstrategie. Auch wenn die Berichterstattung somit erst in einigen Jahren gesetzlich vorgeschrieben ist, bereiten wir uns bereits intensiv darauf vor, indem wir das Berichtswesen mit den betroffenen Abteilungen und Bereichen (v.a. Druckereien, Energie, Logistik/Zustellung, Einkauf, Innen- und Immobilienverwaltung, Controlling) und der zum Teil unterschiedlichen System- und Reporting-Landschaft standortübergreifend aufsetzen. Der Großteil der zu erhebenden Daten wurde in dieser Form im Jahr 2023 zum ersten Mal zusammengestellt. Um den konzernweiten CO₂-Fußabdruck systemisch richtig zu ermitteln, wurde eine geeignete CO₂-Bilanzierungslösung beschafft.

Wichtig ist, dass alle Kolleginnen und Kollegen informiert und eingebunden sind sowie ermuntert werden, die vielfältigen Aktivitäten unsere Mediengruppe nachhaltiger zu gestalten.

3. Verantwortlichkeiten

Die Festlegung von verantwortlichen Personen und Rollen in verschiedenen Unternehmensbereichen trägt dazu bei, dass wir in der Rheinische Post Mediengruppe gemeinsam in Richtung einer nachhaltigen Umsetzung der menschen- und umweltrechtlichen Sorgfaltspflichten steuern, dass Ansprechpartner für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorhanden sind, Prozesse und Maßnahmen gelebt und überwacht werden sowie neu auftretende menschen- und umweltrechtliche Aspekte in die Unternehmensprozesse und die Unternehmensstrategie integriert werden können.

So überwacht unsere Menschenrechtsbeauftragte das Risikomanagement der Rheinische Post Mediengruppe. Infolge ihrer Leitungsfunktion verfügt sie über die erforderlichen Ressourcen und Befugnisse, um dieser Aufgabe gerecht zu werden. Unterstützt wird sie dabei durch einen Verantwortlichen für das Beschwerdeverfahren, der zugleich Compliance-Ombudsmann und Compliance-Officer ist und als externer Rechtsanwalt weisungsfrei und unabhängig agieren kann.

Die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ist als Compliance-Pflicht nur eine von vielen gesetzlichen Vorgaben, zu deren Einhaltung sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rheinische Post Mediengruppe über den Code of Conduct verpflichten. Sichergestellt wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben in den einzelnen Fachabteilungen über die jeweiligen Leitungspersonen; gebündelt werden die tägliche Führung und Überwachung der Menschenrechtspolitik sowie sonstige Compliance-relevante Tätigkeiten in der Rechtsabteilung der obersten Muttergesellschaft der Mediengruppe. Sie koordiniert die Aktivitäten, setzt Prioritäten und leitet die unternehmensweiten Bemühungen der Rheinische Post Mediengruppe zur Achtung der Menschenrechte und der Umwelt.

Flankierend dazu gibt es weitere Funktionen, die für die Einhaltung und Umsetzung der Sorgfaltspflichten verantwortlich sind, allen voran der Führungskreis, die Verantwortlichen aus den Bereichen Nachhaltigkeit, Zentraleinkauf, Personalwesen (inklusive Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz) und Revision sowie weitere Verantwortliche in den Fachabteilungen.

4. Risikoanalyse

Zur Einhaltung der Menschen- und Umweltrechte führen wir in der Rheinische Post Mediengruppe kontinuierlich angemessene Risikoanalysen durch. Wir analysieren dabei abstrakte und konkrete Risiken, um potenzielle und tatsächliche negative Auswirkungen auf Menschenrechte und Umwelt in unseren Geschäftsaktivitäten und unserer Lieferkette zu identifizieren, zu bewerten und zu adressieren.

In einem ersten Schritt betrachten wir dabei abstrakt die Risiken, die sich länder- und branchenspezifisch aus unserer Geschäftstätigkeit ergeben können. Wo wir eine erhöhte Risikodisposition feststellen, führen wir dann eine konkrete Risikoanalyse in Bezug auf alle Rechtspositionen durch, die von den unter Kapitel 1 genannten international anerkannten menschenrechtlichen Rahmenwerken und Standards geschützt werden. Darüber hinaus werden auch anlassbezogen konkrete Risikoanalysen durchgeführt. Hierzu werden die Zahlungsflüsse aller mit der Rheinische Post Mediengruppe verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG an unmittelbare Lieferanten und Dienstleister im Zentraleinkauf erfasst, normiert und unseren Warengruppen zugeordnet.

5. Unternehmensspezifische Risiken:

Aus der Basis unserer Risikoanalysen im eigenen Geschäftsbereich konzentrieren wir unsere Sorgfaltspflichten zunächst insbesondere auf den Ausschluss unangemessener Beschäftigung Minderjähriger, die Sicherstellung von Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie einen umweltgerechten Umgang mit Abfällen.

In unserer Lieferkette haben wir als besonders sensible Bereich die Einhaltung von Arbeitszeiten und die Zahlung eines angemessenen Lohns ausgemacht, auf die wir daher einen besonderen Fokus legen.

Bei den Warengruppen, die wir mit Blick auf die Art und den Umfang unseres Kerngeschäfts und entsprechend den Angemessenheitskriterien als prioritär betrachten, handelt es sich um

• Papier
• Druckplatten
• Druckfarben
• Redaktionsdienste und
• Zustellung

Darüber hinaus legen wir unser Augenmerk verstärkt auf die Lieferanten und Dienstleister, die im Niedriglohnsektor tätig sind.

Als Mediengruppe erwerben wir derzeit unmittelbar nur in unwesentlichem Umfang Rohstoffe, so dass die Betrachtung der entsprechenden Risiken aktuell zurückgestellt werden kann.

Die Ergebnisse der Risikoanalysen fließen kontinuierlich in die unternehmensinternen Entscheidungen, Prozesse und Strategien sowie in die Umsetzung und Verbesserung von Präventionsmaßnahmen und ggf. die Umsetzung von Abhilfemaßnahmen ein.

6. Präventions- und Abhilfemaßnahmen

Zentraler Bestandteil unserer Präventionsmaßnahmen ist die Bewusstseinsbildung innerhalb der Rheinische Post Mediengruppe sowie bei unseren Lieferanten, Kunden und sonstigen Geschäftspartnern.

Dass wir als Rheinische Post Mediengruppe für die Achtung von Menschen- und Umweltrechten einstehen, machen wir gegenüber unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den Lieferanten durch den Code of Conduct sowie den Verhaltenskodex für Lieferanten der Rheinischen Post Mediengruppe deutlich, auf deren Einhaltung die genannten Gruppen verpflichtet werden.

Darüber hinaus nehmen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig an Schulungen teil, die Bewusstsein schaffen für die Bedeutung von Menschen- und Umweltrechten und aufzeigen, wie die Vorgaben in die täglichen Betriebsabläufe eingebunden werden können.

Unseren Geschäftspartnern und Lieferanten bieten wir – wenn erforderlich – Schulungsmaßnahmen an, um sie bei der Verbesserung der Einhaltung ihrer eigenen menschen- und umweltrechtlichen Pflichten zu unterstützen.

Wir stellen durch die Festlegung von Verantwortlichkeiten, das Vorhalten angemessener Leitlinien und Prozesse sowie das Mitdenken menschen- und umweltrechtlicher Belange in unseren unternehmerischen Entscheidungen und unserer Unternehmensstrategie sicher, dass menschen- und umweltrechtliche Belange in unserem eigenen Geschäftsbereich und in Bezug auf unsere unmittelbaren und ggf. mittelbaren Lieferanten berücksichtigt werden.

Schließlich stehen wir mit Lieferanten, unseren übrigen externen Geschäftspartnern, dem Konzernbetriebsrat und weiteren Stakeholdern im kontinuierlichen Austausch und engagieren uns in verschiedenen Initiativen, Zusammenschlüssen und Partnerschaften, um gemeinsam menschen- und umweltrechtliche Rahmenbedingungen und Umstände möglichst bis zum Ursprung der Wertschöpfungskette nachhaltig sicherstellen oder verbessern zu können. Ergibt sich hierbei ein Risiko, dass unsere Geschäftsaktivitäten negative Auswirkungen auf die Menschenrechte verursachen oder mitverursachen, verfügen wir über angemessene Verfahren zur Bewertung, Änderung, Einstellung und/oder Korrektur der Aktivität. Im eigenen Geschäftsbereich ergreifen wir neben Maßnahmen zur umgehenden Aufklärung und zum Abstellen entsprechender Verletzungen ggf. auch Wiedergutmachungsmaßnahmen und verbessern unsere internen Prozesse.

Sollten wir in der Lieferkette feststellen, dass unsere Geschäftstätigkeit negative Auswirkungen auf die Menschenrechte oder die Umwelt mitverursacht, steht für uns an erster Stelle, gemeinsam mit unseren Lieferanten angemessene Abhilfemaßnahmen zu suchen und zu definieren; den Abbruch einer Geschäftsbeziehung behalten wir uns als „ultima ratio“ vor.

Wir verstehen die Umsetzung der menschen- und umweltrechtlichen Vorgaben als kontinuierlichen Prozess. Es gilt hierbei nicht nur, sich ändernde Gegebenheiten und Rahmenbedingungen – auch in anderen Teilen der Welt – im Blick zu behalten und angemessen darauf zu reagieren, sondern stets dort, wo wir Möglichkeiten zur Einflussnahme besitzen, eine Verbesserung der menschen- und umweltrechtlichen Situation anzustreben und entsprechend an zukunftsweisenden Strategien und Lösungen zu arbeiten. Das beinhaltet auch, regelmäßig und anlassbezogen Wirksamkeitskontrollen in Bezug auf die von uns umgesetzten Maßnahmen durchzuführen.

7. Beschwerdeverfahren

Wir bestärken unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Lieferanten und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, vermutete Verstöße gegen menschenrechtliche und umweltbezogene Vorgaben über unserer Beschwerdeverfahren zu melden, die frei zugänglich auf folgenden unserer Websites zu finden sind:

https://www.rheinischepostmediengruppe.de/footer/hinweisgebersystem

https://www.medienhaus-sz-tv.de/hinweisgebersystem

https://verlag.ga.de/hinweisgebersystem

https://www.dvvmedia.com/hinweisgebersystem

Über diese Portale und die dort hinterlegten Meldewege können unsere Mitarbeiter, die Mitarbeiter unserer Lieferanten und sonstigen Vertragspartner, aber auch Dritte Hinweise auf Verstöße gegen geltendes Recht, den Code of Conduct oder gegen den Verhaltenskodex für Lieferanten der Rheinische Post Mediengruppe vertraulich – auch in anonymisierter Form – in einer Sprache ihrer Wahl an den Compliance-Ombudsmann der Rheinische Post Mediengruppe melden, ohne dabei Nachteile befürchten zu müssen.

Unsere Vertragspartner fordern wir auf, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sonstige von unserer Geschäftstätigkeit betroffene Personen sowie ihre Vorlieferanten in geeigneter Form auf das externe nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgeberportal und die dort ebenfalls in deutscher und englischer Sprache hinterlegte Verfahrensordnung hinzuweisen.

Uns ist es ein besonderes Anliegen, menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten nicht einfach auf unsere Lieferanten abzuwälzen. Deshalb stellen wir unseren Lieferanten, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie sonstigen Dritten unser Beschwerdeverfahren, seine Funktionsweise und seine Erreichbarkeit auf Wunsch kostenfrei vor.

Alle eingegangenen Hinweise werden in einem festgelegten, transparenten und vertraulichen Verfahren bearbeitet. Begründete Verdachtsmomente auf das Vorliegen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder bei Lieferanten werden zum Gegenstand einer konkreten Risikoanalyse und führen zur Umsetzung angemessener Präventions- oder Abhilfemaßnahmen sowie einer Verbesserung des Risikomanagementsystems.

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft.

8. Interne und externe Kommunikation

Die Achtung der Menschen- und Umweltrechte ist Bestandteil unseres Code of Conduct sowie des Verhaltenskodex für Lieferanten der Rheinische Post Mediengruppe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte werden regelmäßig bezüglich des Verhaltenskodex und spezifisch auch zu menschen- und umweltrechtlichen Themen geschult. Dies ist in einem entsprechenden Schulungskonzept hinterlegt.

Unser Beschwerdeverfahren,die Verfahrensordnung dazu und die Vorstellung des Compliance-Ombudsmannes sind in deutscher und englischer Sprache auf den jeweiligen Websites kommuniziert.

Das Hinweisgeberportal www.safewhistle.info ist dabei multilingual (Sprachen sind deutsch, englisch, französisch, spanisch und niederländisch), wobei weitere Sprachen schrittweise hinzukommen werden, ebenso wie die Möglichkeit, auch verschlüsselte Sprachnachrichten zu versenden, was beispielsweise von nicht-alphabetisierten Personen genutzt werden kann. Hinweisgebende Personen haben zudem die Möglichkeit, vom Compliance-Ombudsmann zu verlangen, dass zu einem persönlichen Treffen ein besonders zur Verschwiegenheit verpflichteter Übersetzer hinzugezogen wird, der aus der und in die Landessprache der hinweisgebenden Person übersetzt.

Wir werden unsere Richtlinien und menschenrechtsbezogenen Maßnahmen weiter kommunizieren und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kunden und unmittelbare Lieferanten sensibilisieren und informieren.

Der erste umfassende Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2022 ist erstellt und wurde bereits intern veröffentlicht. Für das Geschäftsjahr 2023 ist eine externe Veröffentlichung vorgesehen.

Wir suchen sowohl unternehmensintern als auch mit unseren Lieferanten und Kunden jederzeit den Austausch, um gemeinsam zukunftsweisende Strategien und Lösungen zur Verbesserung der menschen- und umweltrechtlichen Rahmenbedingungen zu entwickeln und unserer Verantwortung für die Gesellschaft und unsere Nachkommen bestmöglich gerecht zu werden.

Wir verpflichten uns zu einem kontinuierlichen und transparenten Nachhaltigkeits-Dialog. Wir haben, nach Fertigstellung und interner Kommunikation der Nachhaltigkeitsstrategie, im Laufe des Jahres 2023 die externe Kommunikation begonnen und nutzen dabei alle verfügbaren Medien zur aktiven, glaubwürdigen, nachvollziehbaren und konkreten Information.